各单位：
新冠肺炎疫情发生以来，我校认真贯彻落实党中央、省委、省政府和教育厅等上级部门关于做好疫情防控的重要指示精神，对疫情防控工作做出了周密的部署。全校师生响应校党委的号召，全力投入疫情防控工作，确保了师生的生命安全和身体健康。
档案馆承担着为党管档、为国守史、为民服务的职责。根据《河南省重大活动档案管理办法》（试行）和我校档案管理办法，为了完整地记录和保存我校在疫情防控斗争这一具有重大影响的突发公共卫生事件的防控全过程，确保疫情防控工作的珍贵记忆得以永存，并为以后工作和研究提供借鉴，档案馆于2020年3月即向全校开展疫情防控相关档案资料收集和征集工作。为了做到应收尽收、应归尽归，现通知如下：
一、归档范围
凡是在疫情防控工作中直接形成的有保存和参考利用价值的各类载体的记录（包括纸质材料、图片、声像、电子文件和实物等），均纳入收集归档范围。具体包括：
1.上级部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作的文件、通知等；
2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知、要求等；
3.学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；
4.学校各单位成立新冠肺炎疫情处置工作领导机构、建立协调机制相关文件资料；
5.学校及各单位新冠肺炎疫情处置工作领导机构召开的各类重要会议的通知、议程、决议、纪要、音视频和图片资料等；
6.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、分析报告、统计报表、通报材料、各类简报、大事记、工作总结、汇报材料、宣传表彰材料等；
7.各单位疫情防控志愿者组织及成员名单，及其工作过程中产生的文件材料；
8.学校和各单位、个人向疫区捐赠财物的凭证、记录；
9.新冠肺炎疫情防控过程中，接收社会各界向我校捐赠物资和资金的相关资料；
10学校和各单位在新冠肺炎疫情防控过程中制作的海报、宣传单、宣传片（含小视频）等各类宣传材料、文化作品；
11.以防疫抗疫为主题创作的文学作品(书法、绘画、摄影、音乐、朗诵等艺术作品)和微博、微信公众号的疫情防控主题推送（截屏）；
12.新冠肺炎疫情防控过程中，特别是做出贡献的个人及团队的事迹材料、照片、音视频等。包括奔赴武汉等疫区参加志愿活动、通过网络为湖北等地募集抗疫物资、参加家庭所在地政府或社区疫情防控工作、在学校和社区为师生和居民提供服务的志愿者，各校区宣传、安保、医务、后勤等抗疫一线职工的工作资料（含文字材料、图片、声像等）、心得体会、“抗疫日记”、“请战书”、书信、防护用品等；
13.广大师生共克时艰、互助奉献、联防联控、共塑社会公德、倡导文明新风的文字材料、照片、音视频等；
14.各新闻媒体、自媒体、社交媒体以及影视爱好者对我校抗疫工作、师生先进事迹的宣传报道材料（报纸原件、广播电视音像、网页截屏等）；能够呈现某一专门主题，如体现防控宣传、安防巡逻、门卫和防疫点执勤、校园消杀、居家隔离、网上教学等情况的文字、图片、音视频资料等；
15.在疫情防控过程中使用的出入证（卡）、登记簿等实物，以及其他能够反映疫情防控工作、具有历史价值或特殊意义的实物档案资料。
二、归档方式
1.学校新型冠状病毒疫情防控工作办公室为归档牵头部门，指定专人负责本机构及各专项组疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。
2.各单位档案负责人和兼职档案员，负责本单位疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。
3.对散存在社会上的上述材料，档案馆将采取无偿捐赠方式进行征集，欢迎广大师生积极提供线索。
三、档案移交说明
1.各单位要强化档案意识，从源头上加强档案收集工作，努力做到应收尽收、应归尽归，确保疫情防控档案完整，做到及时归档。
2.归档的疫情防控相关材料要主题鲜明、规范、完整。其中图片资料要提供像素较高的原图；音视频资料应画面清晰流畅；实物档案要求提供原件，移交前做好消毒工作。
3.档案交接时需提供纸质移交清单（见附件），一式两份；电子版发送至dag@haut.edu.cn。
4.捐赠的档案材料经审核鉴定后，将永久保存于学校档案馆，并对捐赠档案资料者颁发《捐赠证书》以示感谢。
四、档案移交时间
1.校内各单位请将档案收集整理好后，于本学期放假前移交至档案馆W101室。
2.档案征集时间不限，随捐随收。
五、联系方式
联系人：张万青
联系电话：67756852
电子邮箱：dag@haut.edu.cn
办公室：莲花街校区图书馆楼一楼西101房间（综合档案科）
附件：档案移交清单(模板)
