一、领材料
各学院到档案馆w106室领取装档袋、封条、装档材料一览表。
二、装档
装档材料一览表按规定填写，需辅导员老师签字、学院盖章，放入学生档案内。每个档案袋正面右下角需注明毕业生的学号、姓名、专业班级。
装档时，务必保证档案材料齐全。如：成绩单、学生登记表、学籍卡、毕业生登记表及研究生学位申请授予材料等，派遣和回原籍的学生要有报到证白联。转专业、降级、延缓至本年毕业及高中档案为电子版的学生，高中档案不要遗漏。
三、归类
将本学院所有毕业生档案分为两类：
第1类：留校类。未落实就业单位或档案自愿留校的学生，档案可由档案馆暂存。此类学生不能办报到证。已办理报到证的毕业生，档案不能留校。留校档案于下学期开学后移交。
第2类：寄发类。包括①：已办好报到证或报到证正在办理的毕业生；②：确定升学（升本、考研、考博）的毕业生。
归类注意事项：
（1）无论是第1类留校还是第2类寄发，都必须是当年确定可以毕业的学生。暂时不确定能否毕业的学生，档案暂存学院，等确定后再进行归类。
（2）升学的学生不需要办报到证。未升学且已办好报到证的学生，档案必须需归入第2类，报到证白联必须装入档案袋内。
（3）考入本校研究生的学生，档案不用归类，档案袋备注“考入本校xx院研究生”，直接移交考入学院。
四、寄发
1.学生档案分两批寄发，本学期可以寄发的学生档案在放假之前完成，本学期未寄发的档案于下学期开学后寄发。学院将本院所有寄发类毕业生（博士、硕士、本科、专科）电子版寄发名单（附件1）汇总在一起，序号不要分开；并将整理好的纸质档案按顺序排好，和电子版寄发名单顺序保持一致。
2.电子版寄发名单和纸质档案整理好之后，提前一天联系档案馆（电话：67756629），并将电子版寄发名单以“xxx学院档案寄发名单”命名发至邮箱dag@haut.edu.cn ，等待第二天快递公司到学院上门收件和封装。发过邮件之后，表格信息不能再更改，快递公司会根据寄发表出单，一旦一个出错，后面的单子都会错，请务必保证寄发名单的准确性。
3.学生档案在寄发前，需要提前将牛皮档案袋贴上封条，按顺序密封好加盖学院公章，便于快递人员上门取件封装。纸质版档案排序必须和电子版一致。
4.部分学生由于本学期成绩出来的晚或者改派等原因，存在毕业待定或去向待定等情况，档案没有赶上暑假前的邮寄的学生，档案由学院暂存，等去向明确之后再进行归类，开学后进行二次邮寄。
五、移交
各学院请于9月将留校学生档案按要求整理好，连同签字盖章后的纸质版名单移交至档案馆106室，电子版名单（附件2）发送至dag@haut.edu.cn，留校档案不密封。留校档案需要一次性移交，不要分批。
补充问题：
1.确定延缓毕业的学生为在校生，档案由学院保存，不寄发不移交。
2. 当年未毕业的学生，不能办理报到证，已办理的报到证无效，结业学生可办理报到证
3.电子名单的整理。电子文件共3个表，分别是附件1、EMS交寄单；附件2、留校档案名单。附件3、档案材料一览表、封条。寄发和留校的填表要求，请认真查看附件1、2内的举例说明。
4.档案材料中需要盖章的地方，务必保证公章正确、齐全。
5. 研究生档案按照研究生处当年公布的材料清单归入学生档案。
6.肄业、退学的学生档案不移交。
