第一章 总则
第一条 为了加强河南工业大学的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指河南工业大学在招生、教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科技研究、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，是党和国家的宝贵财富，必须坚持集中统一管理的原则，做到完整、准确、系统、安全和有效地开发利用，以实现资源共享，任何人不得据为己有。
第四条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，学校必须把档案工作纳入学校的整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。学校各单位应加强对档案工作的领导和管理，并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。
第五条 全校教职工有保护档案并利用开放档案的权利和义务。
第二章 机构与人员设置
第六条 学校设立档案工作委员会，由分管档案工作的校领导任主任，校档案馆及有关部门的领导任副主任、委员。委员会在学校领导下，负责协调、统筹管理全校档案工作；宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规；制定档案工作发展规划、计划、总结；提出改进学校档案工作的意见和建议；统一协调解决学校档案工作的重大事宜。委员会办公室设在档案馆。
第七条 学校设立档案馆，为处级建制，由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。学校档案工作在业务上接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第八条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，负责本校档案的保存和提供利用。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。
第九条 档案馆的管理职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。
（二）组织制订、实施本校关于档案工作的规章制度，指导本校档案材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并监督、指导、检查执行情况。
（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料。
（四）负责编制各种检索工具，编辑学校档案史料和档案参考资料，充分应用现代化手段，积极开发档案信息资源。
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
（六）开展学校档案的开放和利用工作。
（七）建立、健全学校档案工作网络，负责对全校档案工作人员的业务培训。
（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。
（九）开展档案学术研究和交流活动。
（十）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第十条 学校各部、处、院等处级单位必须明确一名处级干部分管本单位档案工作,并配备1-2名专(兼)职档案员，负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作。
第十一条 档案工作人员必须认真贯彻党和国家的路线、方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，应具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第十二条 档案专职工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。档案专业技术人员应保持稳定，各单位档案工作人员的更换应征得档案馆的同意。
第十三条 专（兼）职档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。
第三章 档案管理
第十四条 学校各单位必须按照国家有关规定，对应当归档的各类材料整理、立卷，按要求及时向档案馆移交，任何部门或个人不得以任何借口拖延或拒绝归档，更不得据为己有。对个人在非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。
第十五条 学校各单位应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。档案收集范围包括党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会等反映学校工作和活动的有保存价值的纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体材料以及人事档案材料。
第十六条 学校档案严格实行由档案材料形成部门及课题组立卷的归档制度，各单位应做好归档前档案材料的收集整理工作。
第十七条 归档的档案材料应质地优良，书绘工整、声像清晰(配有文字材料)。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十八条 归档时间：党政部门和能按年度归档的部门在次年６月底前归档，教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，科研和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后，两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。人事档案、财会档案的归档时间按有关文件执行。
第十九条 接收档案必须履行手续，填写移交清册，经档案工作人员验收后，方能办理交接手续。
第二十条 档案馆应根据规定，编制学校档案分类方案及档案保管期限表，对各类档案进行整理、分类、鉴定、编号，应编制多种形式的检索工具，提高利用效果。
第二十一条 档案馆应按照国家档案局规定，确定档案材料的保管期限。对保存期已满、已失去保存价值的档案，要组织有关部门的同志进行鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条 档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第二十四条 档案馆应做好档案的安全保密工作，凡涉及到学校机密和专利的档案，不得对外公布。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十六条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经有关部门同意，并经档案馆馆长批准后，按规定办理借查阅手续。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第二十七条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆馆长批准。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十八条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。凡利用学校馆藏档案，均应按档案馆规定办理利用手续，填写档案借(查)阅登记簿，因个人或者商业目的利用档案者实行有偿服务，按规定合理收费。
第二十九条 档案馆应积极开展档案编研工作，对档案资料进行研究整理并编辑出版，配合有关部门编写重要参考资料。
第三十条 档案馆应纳入学校信息管理网络，以便充分发挥馆藏档案信息资源作用。
第三十一条 档案馆应认真组织学术理论研究，参加本系统本地区的档案协会(学会、研究会)活动,交流档案信息，实现资源共享。
第五章 条件保障
第三十二条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十三条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照国家要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十四条 学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第三十五条 学校设立档案工作奖励基金,对考核优秀者(包括档案馆专职工作人员和各单位分管档案工作的领导及专、兼职档案员)和在档案工作中做出突出成绩者，应给予表扬和奖励。
第三十六条 有下列行为之一者，根据情节轻重，应当对直接责任人所在单位给予处分；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任：
(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；
(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
(六)其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第三十七条本办法由学校档案馆负责解释。
第三十八条本办法从公布之日起执行
