第一章总 则
第一条根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》，结合学校实际，制订本办法。
第二条河南工业大学学生档案（以下简称学生档案）是学生在校期间形成的，反应学生政治思想、品德作风、学识水平等内容的原始材料，是学校在培养、教育学生过程中形成的第一手资料，也是用人单位选拔、聘用的重要参考依据。本办法所指学生为河南工业大学正式注册的全日制本（专）科生、研究生。
第三条学生档案管理是指对上述档案的收集、整理、立卷、归档和保管的过程。
第四条学生档案管理应遵循档案管理的一般原则，即实行统一领导、严守秘密的原则。
第二章 管理机制和保障
第五条档案馆是学生档案业务管理部门，指导全校学生档案的业务工作，对全校各学院学生档案管理人员进行培训。
第六条学生档案管理实行集中指导分散管理，毕业生离校前，学生档案由学院保管，毕业后2年择业期内留校学生档案由学院移交至档案馆保管。
第七条学校各学院分管学生档案工作的副书记是本单位学生档案管理的第一责任人，各学院视学生数量配备若干专(兼)职学生档案管理员，负责本单位学生档案的收集、整理、保管、转递、移交等工作，并对学生档案的安全性、完整性和保密性负责。
第八条学生档案管理人员要具备档案管理知识、熟悉业务流程、遵守工作纪律、尽忠职守，能够认真负责地做好学生档案材料的收集归档工作，切实提高学生档案管理水平和质量。
第九条学生工作部（处）、教务处、研究生院、组织部等部门应协助学院做好学生在校期间档案信息收集、整理工作。
第十条 学生档案实体要放入专用档案柜中，加强防盗、防火、防水工作，预防丢失、损毁事故的发生。存放场地由各学院和档案馆自行解决。
第三章 收集和归档
第十一条 学生档案管理除应符合我校档案管理的总体要求外，还应符合以下要求：
（一）真实性要求。学生档案原则上要求为正本、原稿，不得另行编写与修改。对于无法收集原件而只能收集复印件的重要的学生档案，要求复印件上要加盖原件单位公章，并经收集人员核实确认。
（二）完整性要求。档案要求内容完整，要素齐全。
（三）及时性要求。整个学生学习流程中形成的档案须按要求及时更新，按时归档。
第十二条新生入学注册且资格审查完毕取得学籍后，由所在学院学生档案管理人员收集学生档案，没有纸质档案的学生，要查明缺失原因，同时告知学生本人及时将档案补齐。对生源地为电子档案的学生，联系相关招生部门，打印出纸质档案装入档案袋。
第十三条 新生档案收齐后，统一装入河南工业大学档案袋（档案馆提供），在每份档案袋右下角标明姓名、学号、班级并按学号大小排序，登记造册，当年10月底前将新生档案名册电子版（见附件1）报送档案馆。
第十四条 学生在校期间形成的各类材料要做到及时入档，以便查阅使用。插入个人档案时要做到一查二看三对，尤其是各类需加盖印章的材料必须查验是否齐全、完整，经检查确实无误后，将材料归入档案袋内。
第十五条 学生的毕业材料要在毕业后1个月内归入学生档案袋内，并填写《学生档案清单》，清单需加盖学院公章和学生档案管理人员签字确认。
第十六条 及时做好转专业、留级、休学、复学等学籍异动类学生档案的移交工作和外校转入学生档案的立档工作。
第十七条 学生档案移交时，移交人员和接收人员必须当面清点查验移交档案，双方确定无误后，在学生档案移交清单（见附件2）上签字确认。
（一）在校期间学生因学籍异动需要在学院间进行档案移交的，转入学院的档案管理员要在学生转入后1个月内完成与转出学院间的学生档案移交工作。
（二）学生毕业后因暂未分配而需要在校留存2年的学生档案，按照档案馆通知要求，分批由学院向档案馆移交。
（三）应届出国未归、死亡、失踪学生的档案移交至学校档案馆。
第四章 归档范围
第十八条学生档案根据形成原因及流程阶段形成以下材料。
1、学生入校前学习的材料或工作期间单位人事部门的有关材料、高考或研考报名登记表等；
2、入党（团）材料，加入民主党派材料；
3、在校期间奖励、表彰以及惩处决定；
4、学业材料：
本（专）科生：学生登记表、军训鉴定表、成绩单、学籍卡、高校毕业生登记表等。
研究生：按照当年河南工业大学研究生档案材料的归档要求收集整理，一般应包括：研究生录取登记表、学籍表、成绩单、毕业生登记表以及学位申请书材料和学位论文评阅、答辩评议材料等。
5、学籍异动材料；
6、出席团代会、党代会登记表；
7、毕业生就业报到证副联、体检表等其他可供学校及社会考察、录用、培养人才时需参考的材料；
第五章 转递和查借阅
第十九条学生档案应通过邮政EMS转递，不得由学生本人自带（特殊情况除外）。各学院负责应届毕业生的档案转递；档案馆负责2年择业期内留校毕业生档案转递；毕业生就业报到证的办理由学校就业指导中心负责。
（一）办理过就业报到证的毕业生可凭就业报到证转递；
（二）用人单位凭介绍信及调档函可在履行相关手续后提取该单位已录用毕业生档案；
（三）考取研究生的学生档案凭调档函（或录取通知书复印件）转递；
（四）未能正常毕业（结业）的学生，学院根据学生生源地档案存放部门要求，将其档案转回其生源所在地档案管理部门；
（五）转学学生档案凭转学审批文件转递；
第二十条 因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要，可以查阅学生档案。学生档案保管部门要建立档案查借阅登记簿（见附件3）。
（一）经过学生档案保管部门负责人批准后进行现场查阅资料的，须按规定登记，如需复印，经批准后由档案管理人员为其复印；
（二）学生档案原则上不得外借，党员材料如因转正需要借出的，需要凭组织介绍信经档案保管部门负责人批准，方可借出。
（三）学生档案在借用或查阅期间，查（借）阅人应保证档案的安全性和完整性。归还借出学生档案时，学生档案管理人员应确认归还的档案完整无误后予以登记确认。一经确认，档案管理人员就须对归还后的档案真实性和完整性负责。
（四）校外单位因公需要查阅学生档案的，学生档案管理人员必须查看其单位介绍信、身份证等有效证件，并由学生档案保管部门负责人同意后方能阅档；
（五）查阅学生档案，不得随意拆散、折叠、损坏、圈划、涂改。未经学生档案保管部门同意不得任意摘录、复制、拍照等。
第二十一条 学生档案的转递去向查询在档案馆。各学院必须按要求将学生转递信息（见附件4）报送档案馆。
毕业生应及时掌握本人档案转递结果，可在寄发后一年内通过邮政速递官网查询物流信息，了解档案寄达情况，也可通过学校档案馆网站查询档案寄发去向。有关寄发查询未果事项可与档案馆人事档案科联系。
第二十二条 遗失档案有关材料的补办。
（一）档案馆提供毕业本（专）科生、研究生录取花名册、成绩单、学籍表、论文答辩、学位申请等材料复印件并加盖公章；
（二）毕业生原所在学院协助办理学生登记表、高等学校毕业生登记表、奖惩及党、团员证明等材料。
（三）材料收集齐全后，由毕业生原所在学院对档案进行密封并加盖学院公章。
第六章 责任与处罚
第二十三条 在校学生档案的收集和归档由各学院负责。如果毕业生档案存在错装、漏装等情况，则由毕业生所在学院负责重新整理后再次邮寄或移交。如果学生档案出现丢失情况，则由学生档案管理人员根据学生在校期间的记录，认真补办。
第二十四条 形成学生档案材料的部门，要于规定时间内将有关材料整理完毕后，移送至各学院归档。学生档案管理员若发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门进行补送或补办，形成学生档案材料的部门有责任按规定认真办理。
第二十五条 违反档案管理规定，损毁、遗失、擅自销毁学生档案造成档案不全的；涂改、伪造学生档案的；擅自对外公开学生档案的以及档案管理人员玩忽职守造成档案缺失的行为，视情节轻重追究有关当事人的相应责任。
第七章 附则
第二十六条本办法由档案馆负责解释。
第二十七条本办法自发布之日起执行，如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。
