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高校学生档案十问十答

时间:2020-11-11  作者:  浏览数:

1. 什么是高校学生档案?

答:高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分,是反映学生从入学到毕业期间学习、生活、社会实践的真实记录,在大学生就业、职称评定、转正定级、政审、办理养老等社会保险,以及开具出国、考研有关证明等方面发挥着凭证和参考作用。

2. 高校学生档案主要包括哪些材料?

答:根据2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》(27号令),学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。按阶段划分,则主要包括高中时期档案材料与大学时期档案材料。

3. 工大在校生档案存放于档案馆吗?

答:不在。出于在校生档案数量以及档案材料动态补充便利的考量,全日制学生在校期间其档案均存放于所在学院;毕业当年未签订工作且又申请档案留校者,其档案材料由学院统一移交档案馆保存,若择业期满(毕业满两年)仍未联系档案馆提取档案,其档案将统一发回原籍人社部门(人才交流中心)。

4. 毕业生档案如何转递?

答:一般采取自提或集中转寄(邮政EMS)方式,将学生档案转交给工作单位或人社部门(人才交流中心)。自提档案者需提前确认档案接收单位是否接受自提档案;通过集中邮寄方式转递档案者需提前确认档案接收单位的收件信息,避免投递无效档案被退回。

5. 毕业生档案去向如何查询?

答:途径一:登录河南工业大学档案馆网页的“毕业生档案转递查询”系统自助查询;途径二:拨打0371--67756742查询,查询时间为周一至周五上午900-1200,下午230530,周二下午整理内务不接受对外查询;途径三:发送邮件至dag@haut.edu.cn,邮件主题“档案去向查询”,邮件正文详细罗列姓名、学号、专业、学院、毕业年份等信息,邮件附件上传有效身份证件。据我馆了解,邮政EMS的物流信息只保留一年,超过一年就无法查询档案邮寄是否成功,因此毕业生一定要及时了解档案的去向。

6. 择业期满后留校毕业生档案均会发回原籍吗?

答:不会。只有择业期间从未办理过报到证,其档案才会在择业期满发回原籍人社局(人才交流中心)。

7. 留校毕业生档案如何提取?

答:(1)所需材料:参加工作的毕业生需提供报到证白色一联、身份证复印件,有关报到证办理事宜咨询学校就业指导中心0371--67756299;考取硕士或博士研究生的毕业生,需提供录取通知书复印件与身份证复印件。(2)提取流程:自提档案者应先征得档案接收单位的同意,之后携带提档所需材料到档案馆106室办理提档手续,因正处校园封闭式管理阶段,可选择委托在校人员提档(被委托人也需携带个人身份证原件及复印件);选择通过我馆集中邮寄的,流程参档案馆网页2020522日发布的服务公告。

8. 档案可以放在自己手中吗?

答:不可以。档案必须存放在有接收权限的单位,如人社局(人才交流中心),或有人事档案管理权限的企业。根据劳动部和国家档案局的规定,具有人事档案管理权限的企业仅限于国家机关、事业单位和国有大中型企业且企业的党组织是党委级的方可接收及保管人事档案,其他的诸如合资、外商独资民营企业均没有人事档案管理权限和接收权。

9.档案遗失如何补办?

答:档案馆提供招生花名册(代替高中档案)、成绩单、学籍卡复印件;毕业生登记表需联系原学院领取空表并审核签章;报到证的补办需咨询学校就业指导中心67756299。材料补全后由原学院密封。根据《高等学校档案管理办法》,加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力,但在实际操作中出现过复印件不被不认可的实例,因此毕业生一定要及时关注档案去向。

10. 查阅学生档案需要哪些手续?

答:根据《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》(教学〔2003624号)规定,因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要,可以查阅学生档案。其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的,经学校学生档案管理部门批准,可根据需要提供部分或全部档案材料。查阅我校毕业生留校档案的,需提供介绍信与查档人的有效身份证件,并配合我馆做好登记工作。

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