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服务公告

关于移交2020年度档案材料的通知

时间:2021-03-10  作者:  浏览数:

 

根据学校档案工作安排,档案馆于2021315日至415日办理2020年度档案材料的归档接收工作,请各单位按要求及时料移交档案材料,具体有关事项通知如下:

 

一、归档范围

1 202011日至1231日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档,其中各单位年终考核汇报中所涉重要工作形成的材料必须归档。

各单位文件材料归档范围请参照《河南工业大学各单位档案归档范围和保管期限》(请查阅档案馆网站中业务指导的相关内容)。

2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘、磁盘等)。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(市级以上)及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。

4、按照上级要求,全面收集学校定点扶贫、校地结对帮扶、新冠肺炎疫情防控档案材料,请相关负责单位按时整理归档。

二、归档要求

1、各部门要加强本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行自己的工作职责,负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作,保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交学校档案馆。任何单位和个人不得据为己有。

2、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供相关材料。

3、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签,附件等。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料;发文签应有领导签字,底稿落款处应加盖公章;正文上的落款处须盖发文单位的公章。

4、请示类文件如已答复,须提供相关批复材料,如无答复,请给予说明。上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交。

5、教学、科研、基建、出版、财会、设备及其科技开发等专业性归档材料,以卷为单位进行整理、立卷,需装订的案卷材料(比如财会的档案材料)归档部门要装订后方可移交,如不清楚是否需要装订可随时与档案馆联系。

6、立卷归档的材料必须是原件,复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚,因不得已使用传真纸打印的文件等必须进行复制。

7、归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

8、移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。

9、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间,归档的电子档案标明与纸质档案相符的标题及时间。

10、请各部门兼职档案员在做好纸质档案整理的同时,务必将本单位形成的档案材料进行编目,录入到河南工业大学档案管理软件系统中。

三、档案交接

1、时间

2021315日至2021415日,将本单位2020年文件材料整理移交档案馆。

2、验收

移交档案时,交接双方当面检查,按文件归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

3、移交手续

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

档案移交地点:莲花街校区图书馆楼一楼西综合档案科(W101)

联系电话:67756852

邮箱:dag@haut.edu.cn

                                                                                                                                 

                                                                                                                                                           档案馆

2021310

 

 

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