一、装档
装档材料一览表按规定填写（分本专科和研究生），需辅导员老师签字、学院盖章，放入学生档案内。每个档案袋正面右下角需注明毕业生的学号、姓名、专业班级。
装档时，尽量保证档案材料齐全。如：成绩单、学生登记表、学籍卡、毕业生登记表、体检表及研究生学位申请授予材料是正常毕业生都会有，派遣和回原籍的学生要有报到证白联。转专业、降级、延缓至本年毕业及高中档案为电子版的学生，高中档案尽量不要遗漏。
二、归类
毕业生档案分为两类：
第1类：留校类。此类学生不能办理报到证。
第2类：寄发类。包括①：已办好报到证的毕业生档案；②：确定升学（升本科、硕博、博士）的毕业生档案。
无论是第1类留校还是第2类寄发，都必须是当年确定可以毕业的学生。
三、寄发
2021年度毕业学生档案分2次寄发，分别为本学期结束前和下学期9月中旬前。部分学生由于成绩出来的晚或者改派等原因，存在毕业待定或去向待定等情况，档案暂存学院，等确定后再进行归类。档案没有赶上暑假前的邮寄的学生，等去向明确之后9月再进行归类。
学院将本院所有寄发类毕业生（博士、硕士、本科、专科）电子版名单汇总在一起，序号不要分开；并将整理好的纸质档案按顺序排好，并密封，和电子版寄发名单顺序保持一致（电子模板见附件）。
电子版寄发名单和纸质档案整理好之后，至少提前一天联系档案馆（电话：67756629），并将电子版寄发名单以“xx学院档案寄发名单”命名发至邮箱dag@haut.edu.cn，等待第二天快递公司到学院上门收件和封装。发过邮件之后，表格信息不要再更改，快递公司会根据寄发表出单，一旦一个出错，后面的单子都会错，请务必保证寄发名单的准确性。学院本学期寄发档案之后，将剩余未寄发的档案暂时留存在学院。
四、移交
下学期开学前两周，学院需将确定留校学生的档案移交档案馆，留校学生必须是可以正常毕业的学生，且没有办理过报到证。留校学生档案电子版和纸质版也要排序一致，留校学生档案不要密封。
五、注意事项
1、升学的学生不需要办报到证；未升学且已办理报到证的学生，档案必须寄发，报到证白联必须装入档案袋内。
2、考入本校研究生的学生，档案袋备注“考入本校xx院研究生”，直接移交考入学院。
3、延缓毕业的学生，不属于毕业生。这些学生的档案由学院保存，不寄发、不移交、不办理报到证，已办理报到证的，报到证无效。
4、肄业、退学的学生档案不能留校。
