各单位：
根据学校档案工作安排，档案馆定于2024年3月1日至3月31日办理2023年度档案材料的归档接收工作，请各单位按要求及时移交档案材料，具体事项通知如下：
一、归档范围
1、2023年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档，其中各单位年终考核汇报中所涉重要工作形成的材料及2023年大事记中的材料必须归档。各单位文件材料归档范围请参照《河南工业大学各单位档案归档范围和保管期限》（请查阅档案馆网站中业务指导的相关内容）。
2、归档的文件材料包括纸质材料、声像、电子等不同载体的文件材料。
3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
二、归档要求
1、各部门要加强本部门归档工作的领导，档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作，保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学校档案馆。任何单位和个人不得据为己有。
2、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。
3、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签，附件等。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料；发文签应有领导签字，底稿落款处应加盖公章；正文上的落款处须盖发文单位的公章。
4、请示类文件如已答复，须提供相关批复材料，如无答复，请给予说明。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
5、教学、科研、基建、出版、财会、设备及其科技开发等专业性归档材料,以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料（比如财会的档案材料）归档部门要装订后方可移交，如不清楚是否需要装订可随时与档案馆联系。
6、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚，因不得已使用传真纸打印的文件等必须进行复制。
7、归档材料必须完整，档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
8、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间，归档的电子档案需标明标题及时间。
9、请各部门档案员在做好纸质档案整理的同时，务必将本单位形成的档案材料进行编目，录入到河南工业大学档案管理软件系统中，原南大之星管理系统不再使用，使用新系统进行编目。详细操作流程见档案馆官网-业务指导-综合档案管理系统（新版）使用说明https://dag.haut.edu.cn/info/1009/2420.htm，后续会进行有关于综合档案管理系统（新版）的相关培训。
三、档案交接
1、时间
2024年3月1日至3月31日，将本单位2023年文件材料整理移交档案馆。
2、验收
移交档案时，交接双方当面检查，按文件归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
3、移交手续
归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
档案移交地点：莲花街校区图书馆楼一楼西综合档案科(W101室)
联系电话：67756852 邮箱：dag@haut.edu.cn
