一、档案整理
1、装档时，务必保证档案材料齐全。如：入学前档案，成绩单、学生登记表、学籍卡、毕业生登记表及研究生学位申请授予材料等（以研究生处公布的为准）。转专业、降级、延缓至本年毕业及高中档案为电子版的学生，高中档案不要遗漏。
2、装档材料清单按规定填写后，需辅导员老师签字、学院盖章，放入学生档案内。每个档案袋正面右下角需注明毕业生的姓名、学号、专业班级。
二、档案的寄发类别
1、落实就业单位的毕业生，档案邮寄有以下两种情况：
1）工作单位可以接收档案，可根据单位提供的调档材料，邮寄至单位地址；
2）工作单位无法接收档案，档案可转寄至户籍地人才市场或工作地人才市场，转寄至户籍地人才市场无需调档材料；转至非户籍地人才市场，需提供调档函或档案接收材料；
2、升学（升本、考研、考博）。需提交调档材料，按照调档函的单位地址邮寄。
3、未落实就业单位的毕业生可根据学生需要，邮寄至学生户籍所在地的市级或县级人才市场，无需调档材料。
三、寄发流程
1、学生操作步骤
1）登录“工作啦”小程序。在个人中心-生源信息，完善自己的生源信息，如果生源信息与户籍信息不一致，请改为户籍信息。
2）点击“档案管理”选择档案转递类型，“单位接收”或“转回生源地”；
3）工作单位接收包括以下三种情况：①工作单位可以保管接收档案；②工作地人才市场接收；③考研。选择工作单位接收，需上传调档材料（或就业材料），学生根据实际情况填写邮寄地址，学院需审核确保调档材料与接收单位一致。如果本人已签约就业，但是档案回生源地，要选择“转回生源地”不要选“工作单位接收”。
4）如果选择“转回生源地”，系统会自动生成地址，单位信息只能是户籍地市级或县级的人才市场、就业中心、人社局等档案管理部门。学生本人重点审核档案转寄单位名称和档案转寄详细地址是否一致，如果有误，请确认后修改。选择“转回生源地”不需上传调档材料。无论就业和不就业，都可以选择“转回生源地”。
2、老师操作步骤
学生填写完毕后，学院登录河南工业大学-就业管理中心“工作啦”点就业事务--档案管理模块，审核学生提交的材料，确认无误后点击审核通过，也可审核完毕后点批量审核，再点击搜索，界面会显示出所有已审核通过的学生名单；选择审核状态为“审核通过”和邮寄状态为“未邮寄”的选项，将档案邮寄信息导出。
3、请告知学生，如果档案邮寄的单位需要调档函才能接收，要及时把调档函交到学院，放入档案。
4、毕业生档案寄发前，可先将档案密封好，同时加盖学院公章，确保实物排序与系统导出的档案邮寄名单一致，便于快递人员上门取件封装。
5、档案集中寄发分为两批，第一批时间为6月20日-7月8日，第二批寄发为9月底前，学院寄发前需要通知档案馆审核（电话：67756629），然后安排快递收件。
6、暑假前未邮寄的档案，由学院暂存，等毕业生去向明确之后再进行归类，开学后进行二次邮寄。
四、档案留校
1、暂未就业的毕业生，如果确定留校，请于9月开学后按要求整理好，在档案袋左下角标注姓名、学号、专业班级移交档案馆。
2、留校学生需以学院为单位填写毕业生留档名单。电子版（见附件）发送至dag@haut.edu.cn；签字盖章后的纸质版随档案移交至档案馆106室。
3、留校档案以学院为单位一次性移交，不要分批、不要密封。
五、补充问题
1、无论是寄发还是留校，都必须是当年确定可以毕业的学生。暂时不确定能否毕业的学生，档案暂存学院，等确定后再进行归类。确定延缓毕业的学生为在校生，档案由学院保存，不寄发不移交。
2、档案材料中需要盖章的地方，务必保证公章正确、齐全。
3、研究生档案按照研究生处当年公布的材料清单归入学生档案。
4、肄业、退学的学生档案不移交。
5、请及时提醒学生登录自己的工作啦账户查看物流信息。
6、考入本校研究生的学生，不寄发不留校，档案袋备注“考入本校xx院研究生”，由原学院直接移交考入学院。
