近日，毕业多年的校友白某通过在线申请方式向我馆发来档案利用申请。我馆综合档案科工作人员按照业务流程处理其申请时，意外发现馆存只有白某毕业的记录（领证签名册上有白某手写签名），而未在其入学的年份检索到相应的招生记录。这一不同寻常的情况立即引起工作人员的重视，考虑到存在因录入系统时名字输入错误而导致无法查询的可能性，工作人员又根据白某提供的身份证件上的户籍信息，在其当年入学的近万条招生记录中检索相同生源地、白姓的信息，然而一番努力后仍旧无果。为确保不漏查，工作人员根据查询到的白某成绩单上的学号再次检索，此时令人惊奇的情况出现了，与该学号匹配的姓名虽也是姓白的同学，但是名字不完全一致。查询又陷入了困境，因为有可能重名，但是每一位校友的学号都是唯一的，为什么会有学号一致但名字不同的记录呢？工作人员苦思不得其解。一筹莫展时，工作人员突然想到有没有可能一个是曾用名，一个是现用名？于是工作人员立即联系白某，白某这才告诉工作人员他确实在大学期间申请过改名，而他提交档案利用申请时忘记备注曾用名了。工作人员又马上用曾用名检索白某入学记录，确实查到了名字相匹配的记录，但是意外又出现了，招生记录的生源地与白某身份证件的户籍地不一致。针对这一情况，工作人员再次联系白某核实，原来他曾迁出过户籍，这就解释了为何白某的生源地与现户籍地不一致。经过与馆藏白某的其他学籍档案相互认证，确定白某所言不虚。而在将近一个工作日的反复查找后，工作人员最终办结了白某的档案利用申请。
拿到档案材料后，校友白某向我馆发来感谢信，信中他写道：“被感动到了！咱档案馆的在线服务方便快捷，工作人员业务熟练，对比其他同事与原毕业学校（或原单位）沟通时的艰难经历，高下立判。张老师是一位优秀的档案管理员，工大（粮院）是一所让毕业生有归属感的高校！”
